Avoir un calendrier numérique est aujourd’hui très pratique. C’est ce que Google offre à ses utilisateurs en créant le service Google agenda. Ainsi, toutes les personnes qui souhaitent l’utiliser peuvent y enregistrer leurs emplois de temps. Celui-ci peut ensuite être consulté depuis n’importe quel support connecté. Mieux encore, il peut être partagé. Ainsi, il est possible d’accéder à l’agenda d’une tierce personne sur Gmail grâce à une méthode toute simple. Cependant, il faut souligner que cela ne saurait se faire sans une autorisation préalable de son propriétaire.
Comment accéder à l’agenda d’une personne sur Gmail ?
Vous devez au préalable avoir ajouté l’agenda de la personne depuis votre ordinateur. Vous devez pour cela bénéficier d’une autorisation d’accès de la personne. Si cette condition est remplie, connectez-vous sur votre ordinateur. Allez dans Google puis dans Google agenda. Vous ferez apparaître une icône « ajouter l’agenda d’un ami ». Saisissez son adresse email dans la case puis sélectionnez son nom et validez. Lorsque son agenda est partagé en mode public, vous pouvez le voir. De la même façon, quand vous êtes au sein d’une même équipe de travail et qu’il la partage pour l’ensemble des collaborateurs, vous pourrez également le consulter.
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Au cas où le concerné aurait protégé son agenda en mode privé, envoyez-lui une demande de partage. Une fois qu’elle est validée, un mail vous sera envoyé et vous pourrez consulter son calendrier. Sachez qu’il est possible d’afficher plusieurs Agendas à la fois. Il suffit de cliquer sur « autres agendas » et de sélectionner ceux que vous désirez voir apparaitre.
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Pour inviter la personne qui a partagé son agenda avec vous, ouvrez Google agenda sur votre ordinateur. Dans le coin droit en bas, cliquez sur « créer un évènement » puis sur « ajouter des invités ». Saisissez le nom de la personne ainsi que l’heure de l’évènement. Un message s’affichera à l’immédiat avec la mention « occupé » ou « disponible ». Vous saurez ainsi si son emploi de temps lui permet ou non d’être de la partie. Il est important de préciser que celui que vous avez invité ne peut modifier une information sur l’agenda.
Comment partager votre agenda avec une tierce personne ou votre équipe de travail ?
Une fois connecté, au niveau de la colonne de gauche, cliquez sur « Mes agendas ». Vous verrez ainsi afficher tous vos calendriers. Choisissez celui que vous désirez partager et positionnez le curseur. Une fenêtre apparaittra et vous devez vous rendre dans « paramètre » puis sur le « menu ». Un déroulant vous est proposé avec des instructions. Suivez-les pour ajouter les personnes avec lesquelles vous désirez partager votre calendrier. Entrez ensuite l’adresse email de la personne pour gérer le partage. Une fois cela fait, définissez le niveau d’autorisation à accorder. En effet, vous avez la possibilité de restreindre les accès à votre agenda. Vous pouvez choisir entre quatre manœuvres :
- Afficher uniquement les informations tout en prenant soin d’en masquer les détails
- Afficher les informations avec les détails
- Permettre à la personne de modifier et de gérer le partage
- Lui permettre de modifier les évènements sans toutefois lui donner droit de gestion
Consulter un agenda sur Gmail est une innovation de taille qui facilite énormément le télétravail. Grâce à cette fonctionnalité, travailler en équipe devient beaucoup plus facile.
